Stadgar för Viola da Gambaföreningen. Gällande från 28 april 2018

§ 1 Föreningens ändamål

Att skapa och vidmakthålla ett nätverk för intresserade av instrumentet viola da gamba och musik skriven för instrumentet. Nätverket skall kunna förmedla såväl information som kontakter mellan föreningens medlemmar.

§ 2 Verksamhet

Föreningen vill göra detta genom bl.a.

  • Att samla människor med intresse för instrumentet viola da gamba och dess musik
  • Att till medlemmarna distribuera ett nyhetsbrev
  • Att främst genom medlemsmatrikeln förmedla kontakter musiker emellan

Kommentar:

För att uppnå dessa mål håller föreningen information om medlemmar i en elektronisk databas.  Per medlem sparar vi

  • Namn
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • I vilket/vilka år medlemskap har betalats
  • Spelfärdighet enligt medlemmens egen bedömning

Vi använder de här uppgifterna enligt stadgarna för att

  • skapa och distribuera själva matrikeln
  • skicka nyhetsbrev och information om konsert, spelträff mm till medlemmar
  • upprätthålla e-postlistan medlemmar@vdgf.se så att medlemmar lätt kan kontakta varandra

Vi lämnar aldrig ut uppgifter om medlemmar till icke-medlemmar eller tredjepartsorganisationer.

Medlemsdatabasen är lösenordsskyddad och sitter på en dator som är också lösenordsskyddad och inte rutinmässigt nåbar från nätverket.  Matrikeln distribueras som en lösenordsskyddad fil, och lösenordet förmedlas separat till medlemmar.

Viola-da-gambaföreningens styrelse antar att, genom att betala sin medlemsavgift, ger varje medlem sitt samtycke till att vi fortsätter behålla och behandla informationen på det här sättet.  Dock erbjuder vi till varje medlem möjlighet att

  • inte förekomma i matrikeln
  • radera specifika uppgifter som t.ex. telefonnummer från databasen.

Av praktiska skäl måste vi spara åtminstone namn och adress eller e-postadress till varje medlem.

§ 3 Medlemmar

Medlem i föreningen är envar fysisk person som vill verka för och stödja föreningens ändamål och som erlagt av årsmötet fastställd avgift.

§ 4 Föreningsmöte

Föreningens årsmöte hålls varje år under april, maj eller juni månad.

Extra föreningsmöte hålls när styrelsen så beslutar eller när minst en tiondel av föreningens medlemmar så begär. Sådan begäran skall vara skriftlig och ange den fråga som önskas behandlad.

Styrelsen skall skicka ut till medlemmarna förtidsmeddelande om årsmötets ungefärliga datum 6 veckor före, med inbjudan att inkomma med förslag inom två veckor.

Kallelse till föreningsmöte skall vara utsänd i sådan tid att den kan beräknas vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före sammanträdesdagen.

Kallelse skall även tillställas revisor som inte är medlem av föreningen.

Kallelse kan ingå i föreningens nyhetsbrev.

I kallelsen skall anges de frågor som kommer att behandlas vid mötet.

Kallelse till årsmötet skall åtföljas av styrelsens årsberättelse.

Vid årsmöte skall följande frågor behandlas:

  • Val av ordförande och sekreterare för årsmötet
  • Val av två justeringspersoner
  • Fråga om årsmötets stadgeenliga utlysande
  • Styrelsens årsberättelse
  • Revisorernas årsberättelse
  • Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  • Fastställande av årsavgift
  • Val av ordförande och övriga styrelseledamöter
  • Val av revisor och revisorssuppleant
  • Val av valberedning.

§ 5 Stadgeändring och förslag från enskild medlem

Förslag om ändring av dessa stadgar eller annat förslag som enskild medlem önskar få behandlat vid årsmötet skall skriftligen tillställas styrelsen inom tiden som anges i §4.

§ 6 Beslutsordning vid föreningsmöte

Vid föreningsmöte får beslut endast fattas i fråga som upptagits i kallelsen. Alla val sker öppet, om ingen föreningsmedlem begär annat. Alla beslut fattas med enkel majoritet, utom i det fall som avses i § 12.

§ 7 Bokföringsår

Föreningens bokföringsår följer kalenderåret.

§ 8 Styrelse

Föreningens styrelse består av ordförande samt minst 3 och högst 5 ordinarie medlemmar varav 2 skall vara landsortrepresentanter. Alla väljs för ett år.

Styrelsen utser inom sig webbmästare, sekreterare och kassör.

Styrelsen tillsätter kommittéer, utskott eller andra organ som behövs för föreningens verksamhet.

§ 9 Styrelsens arbete

Styrelsen skall handha föreningens verksamhet i överensstämmelse med föreningens ändamål och föreningsmötets beslut samt svara för föreningens ekonomi.

Styrelsen avger på föreningens vägnar yttranden och remissvar. Styrelsen skall varje år före den 15 mars till revisorer överlämna årsberättelse med balansräkning och vinst- och förlusträkning för det gångna året samt övriga före revisionen nödvändiga handlingar.

§ 10 Kallelse till styrelsemöten

Kallelse till styrelsemöten skall sändas ut i sådan tid att den beräknas vara ledamöterna tillhanda minst en vecka före sammanträdesdagen. Styrelsen är beslutsför då minst tre ledamöter deltar. Styrelsens mening är den mening som omfattas av minst halva antalet ledamöter vid mötet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Vid val skiljer dock lotten.

§ 11 Revision

Föreningens revisor eller revisorssuppleant skall varje år före utgången av mars månad till styrelsen lämna berättelse över verkställd revision.

§ 12 Stadgeändring, upplösning av föreningen

Beslut om ändring av dessa stadgar eller om upplösning av föreningen kan endast fattas av ordinarie föreningsstämma (årsmöte) och endast om två tredjedelar av de närvarande är ense om beslutet. Beslut om föreningens upplösning skall innehålla föreskrift om användandet av föreningens tillgångar på ett sätt som står i överensstämmelse med föreningens ändamål.